Estimados colegas NOTARIOS:
Una semana de estas me llegaron dos fiscales de la Dirección Nacional de Notariado a revisar mi notaría.
Lo esperado es que todo este en regla, y seguramente todos tienen todo en regla... pero por si acaso les dejo unos tips de lo que ellos revisan para que eviten un susto, es mejor prevenir que lamentar...
1-) PROTOCOLO: los fiscales leen todas las escrituras, si TODAS y cada una las leen... y revisan la técnica, que todas esten firmadas, y que TODAS esten autorizadas.
Es sabido la mala praxis notarial de firmar todas las escrituras al final y la mala praxis de andar buscando firmas antes de entregar el protocolo al archivo.-
TECNICA: Me dio un yeyo cuando uno le decia al otro que un poder estaba mal hecho y era nulo... el otro le dijo que no porque lo habia salvado por nota.- PASE CON SUSTO ese items.
2-) archivo de referencias: hay que sacarle copias al TOMO EN USO, si si asi como suena, escritura hecha escritura fotocopiada, no la mala praxis de sacarle copia a todo el protocolo antes de entregarlo al archivo.-
3-) que es el archivo de referencias? yo creia que era solo los poderes de otros notarios y copias de actas de S.A.
yo opino que las copias de cédula y estudios de registro NO SON archivo de referencias.-
Pero los fiscales dicen que SI LO SON.-
Debe estar foliado y relacionado con la escritura que corresponda, o sea la escritura número 30 del protocolo debe tener la copia de la escritura número 30, las copias de cédulas y los estudios de registro en el archivo de referencias.-
4-) registro de papel de seguridad y boletas: debe llevarse un registro o control cruzado, aunque sea en un cuaderno, de cada papel de seguridad y boleta de seguridad, en que testimonio se utilizo, o en el índice o en personería etc.-
5-) registro de certificaciones: debe llevarse el registro del consecutivo, puede ser digital, pero mejor en papel, y debe guardarse no solo el consecutivo, sino lo certificado (copia) ejemplo, si se certifico una fotocopia de cédula hay que dejarse una fotocopia de la cédula certificada ojalá con la razón de certificacion (consecutivo)
6-) papelería guardaba bajo llave.-
7-) recibos autorizados por Tributacion... revisan que cada escritura tenga su recibo.-
8 - ROTULO DE LA OFICINA: debe decir nombre del notario y cargo que sirve, no abogado y notario sino solo NOTARIO PUBLICO.-
9-) tecnologia: revisan y califican computadora, fax, correo electronico, etc.-
10 -) instrumentos de trabajo: que haya papel de seguridad, boletas de seguridad, certificados de matrimonio, recibos autorizados por Tributacion, sello blanco, sello de hule que solo diga Notario Publico, todo bajo llave.-
En general todo parece fácil de cumplir, pero que feo que le revisen la oficina, no dejan de ser intrusos en el ámbito de intimidad propio de cada persona.-
Más si al iniciar te dicen: "SI ENCONTRAMOS ALGUNA ANOMALIA NO LA VAMOS A DEJAR PASAR, si tenemos que abrir un proceso diciplinario lo haremos, si tenemos que poner DENUNCIA PENAL tambien LO HAREMOS".-
Da sustillo.-
Bueno colegas espero les sirva de algo el mal rato que pase.-
Saludos
Una semana de estas me llegaron dos fiscales de la Dirección Nacional de Notariado a revisar mi notaría.
Lo esperado es que todo este en regla, y seguramente todos tienen todo en regla... pero por si acaso les dejo unos tips de lo que ellos revisan para que eviten un susto, es mejor prevenir que lamentar...
1-) PROTOCOLO: los fiscales leen todas las escrituras, si TODAS y cada una las leen... y revisan la técnica, que todas esten firmadas, y que TODAS esten autorizadas.
Es sabido la mala praxis notarial de firmar todas las escrituras al final y la mala praxis de andar buscando firmas antes de entregar el protocolo al archivo.-
TECNICA: Me dio un yeyo cuando uno le decia al otro que un poder estaba mal hecho y era nulo... el otro le dijo que no porque lo habia salvado por nota.- PASE CON SUSTO ese items.
2-) archivo de referencias: hay que sacarle copias al TOMO EN USO, si si asi como suena, escritura hecha escritura fotocopiada, no la mala praxis de sacarle copia a todo el protocolo antes de entregarlo al archivo.-
3-) que es el archivo de referencias? yo creia que era solo los poderes de otros notarios y copias de actas de S.A.
yo opino que las copias de cédula y estudios de registro NO SON archivo de referencias.-
Pero los fiscales dicen que SI LO SON.-
Debe estar foliado y relacionado con la escritura que corresponda, o sea la escritura número 30 del protocolo debe tener la copia de la escritura número 30, las copias de cédulas y los estudios de registro en el archivo de referencias.-
4-) registro de papel de seguridad y boletas: debe llevarse un registro o control cruzado, aunque sea en un cuaderno, de cada papel de seguridad y boleta de seguridad, en que testimonio se utilizo, o en el índice o en personería etc.-
5-) registro de certificaciones: debe llevarse el registro del consecutivo, puede ser digital, pero mejor en papel, y debe guardarse no solo el consecutivo, sino lo certificado (copia) ejemplo, si se certifico una fotocopia de cédula hay que dejarse una fotocopia de la cédula certificada ojalá con la razón de certificacion (consecutivo)
6-) papelería guardaba bajo llave.-
7-) recibos autorizados por Tributacion... revisan que cada escritura tenga su recibo.-
8 - ROTULO DE LA OFICINA: debe decir nombre del notario y cargo que sirve, no abogado y notario sino solo NOTARIO PUBLICO.-
9-) tecnologia: revisan y califican computadora, fax, correo electronico, etc.-
10 -) instrumentos de trabajo: que haya papel de seguridad, boletas de seguridad, certificados de matrimonio, recibos autorizados por Tributacion, sello blanco, sello de hule que solo diga Notario Publico, todo bajo llave.-
En general todo parece fácil de cumplir, pero que feo que le revisen la oficina, no dejan de ser intrusos en el ámbito de intimidad propio de cada persona.-
Más si al iniciar te dicen: "SI ENCONTRAMOS ALGUNA ANOMALIA NO LA VAMOS A DEJAR PASAR, si tenemos que abrir un proceso diciplinario lo haremos, si tenemos que poner DENUNCIA PENAL tambien LO HAREMOS".-
Da sustillo.-
Bueno colegas espero les sirva de algo el mal rato que pase.-
Saludos
